Externalisation des comptes rendus
L’externalisation est une solution qui permet aux chefs d’entreprises de délégué certaines responsabilités secondaires afin de se concentrer sur les activités principales de l’entreprise. Au sein d’une entreprise, la secrétaire est considérée comme le bras droit du directeur général. Cette dernière à elle seule s’occupe de nombreux aspects administratifs de la structure parmi lesquels la rédaction des comptes rendus. Il peut donc arriver que la secrétaire soit débordée par ses multiples fonctions et tâches. De ce fait, elle peut en concertation avec son supérieur décidé d’externaliser l’élaboration des comptes rendus des réunions et autres de l’entreprise.
Dans quels cas externaliser un compte rendu ?
Généralement, une entreprise songe à l’externalisation lorsque son équipe interne est saturée en termes de charge de travail. La secrétaire étant un pilier dans le fonctionnement de l’entreprise doit être méticuleuse dans la rédaction des comptes rendus. Un détail mal rédigé peut compromettre tout le rapport d’une réunion. Aussi, la secrétaire est également chargée de la rédaction des rapports, de la gestion de l’agenda. Pour diminuer la charge de travail, l’entreprise peut faire recours à un service de télésecrétariat pour la rédaction du ou des comptes rendus. Toutefois, cette tâche ne doit pas être confiée à n’importe qui. De ce fait, il est nécessaire de prendre tous les renseignements utiles sur le call center que vous souhaitez choisir.
En effet, la numérisation et la retranscription des comptes rendus prend assez de temps. Compte tenu du fait que la secrétaire exerce plusieurs tâches au même moment, elle peut ne pas disposer d’assez de temps pour réaliser un rapport de réunion en bonne et due forme. Il faut de la concentration, de la minutie et de la précision pour établir un compte rendu professionnel. Faire appel à un service de télésecrétariat, est une solution assez pratique.
Les avantages de l’externalisation des comptes rendus
Lorsque vous faites appelle à un centre d’appel pour la rédaction de vos comptes rendus, vous tireriez certains avantages à savoir :
- Réduction du temps passé par la secrétaire à rédiger le compte rendu : en confiant la rédaction de vos comptes rendus à une entité extérieure, vous diminuerez considérablement la charge de travail de la secrétaire. De plus, la secrétaire pourra se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée de votre structure.
- Réduction des coûts : en effet, lorsque vous optez une externalisation des comptes rendus, vous réaliser une économie sur vos coûts. Dans la mesure où vous n’aurez pas besoin de recruter une nouvelle secrétaire.
- Disponibilité permanente de la télésecrétaire selon vos besoins : lorsque vous faites appel à un call center, vous avez la possibilité de mobiliser ce dernier. Le centre d’appel que vous aurez choisi reste disponible à tout moment pour vous permettre de faire face à des imprévus. Vous pouvez avoir des réunions d’urgence et vous aurez sûrement besoin des comptes rendus sur une certaine période.
- Assurer le fonctionnement de l’entreprise en cas d’absence de la secrétaire : il peut arriver que votre secrétaire prenne des congés et que vous engagiez une temporaire. Il est fort probable que cette dernière ne sache pas comment s’organiser. En faisant appel à un service de télésecrétariat, vous pourrez faire face à ce genre de situation.
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