La secrétaire commerciale peut travailler au sein de l’entreprise, en détachement ou à distance. Les tâches qu’elle assure concernent aussi bien le domaine administratif que celui commercial. Dans le cadre de la gestion admirative, la commerciale peut établir les devis des travaux, recevoir et traiter les factures et commandes, etc. Elle peut aussi s’occuper de la gestion des tableaux statistiques de vente et bien plus encore.
Les tâches d’ordre commercial qui sont assignées à la secrétaire commerciale sont nettement plus importantes que les activités administratives. Ainsi, avant d’assigner un tel travail à un de nos employés, notre call center Tunisie s’assure que ce dernier dispose des aptitudes intellectuelles et techniques nécessaires pour assumer ce rôle. D’ailleurs, lors du recrutement des secrétaires commerciales, notre centre d’appels basé en Tunisie s’intéresse toujours à la formation et au parcours professionnel des candidats. Et grâce à des tests pratiques, nous parvenons toujours à sélectionner les candidats les plus méritants.
Même s’il lui arrive d’assurer des tâches d’ordre administratif, la principale mission de la secrétaire commerciale est de s’occuper du côté commercial d’une structure. Ainsi, elle peut travailler en relation avec le service de fabrication ou de production de l’entreprise en s’occupant de l’enregistrement et de la transmission des informations relatives à la fabrication et à la production des produits. Ensuite, la commerciale doit entrer en contact avec la société qui s’occupe du transport des produits afin de connaitre les délais de livraison exacts. Ensuite, elle devra s’occuper de l’envoi de la facture et si besoin, de la réception du paiement.
En fait, la secrétaire commerciale assure la liaison entre la structure qui l’embauche et ses différents partenaires, et aussi avec les clients. Selon les circonstances, la commerciale peut également réaliser des campagnes de phoning commercial, de téléprospection business to business et téléprospection business to consommer, de la relance des clients, de l’ouverture des dossiers contentieux et du rappel des créances.
Au vue de la diversité des tâches qui lui sont assignées, cette employée de bureau doit être organisée et savoir déterminer quelles sont les priorités. Elle doit aussi être disponible de manière permanente afin de ne rater aucun appel des clients ou des partenaires.
La secrétaire commerciale utilise du matériel de bureau tel qu’un ordinateur de bureau, un ordinateur portable, mais aussi un téléphone, du papier, des stylos, une calculatrice, et bien plus encore. Au vu des exigences de son poste, elle doit également connaitre l’outil informatique car dans l’accomplissement de ses tâches quotidiennes, elle devra utiliser des logiciels de bureau tels que des tableurs, des logiciels de traitement de textes, un service de messagerie électronique, etc.
En générale, plus le matériel est sophistiqué et plus le service proposé par la secrétaire sera efficient. C’est pourquoi notre call center Tunisie met à la disposition de ses télésecrétaires du matériel de choix. De manière permanente, le personnel suit également divers ateliers de formation en interne. Ce qui fait que les employés de notre structure sont toujours à jour sur les nouvelles avancées en matière de logiciels de bureau.