Le rôle de l’assistante personnelle qui travaille au Call center Tunisie est de répondre aux besoins spécifiques de son supérieur hiérarchique. Contrairement à la secrétaire de direction qui travaille sous les ordres d’un service et de toute personne qui le constitue, l’assistante personnelle travaille pour le compte d’une seule personne. Ses missions sont donc celles que la hiérarchie lui assignera et elle doit s’efforcer à y répondre en temps et en heure.

Particularité du métier

De manière générale, les tâches assignées à l’assistante personnelle sont de l’ordre administratif. De ce fait, l’employée peut s’occuper de l’accueil téléphonique en répondant aux appels et en contactant les clients et partenaires de son client. L’assistante peut aussi gérer l’agenda professionnel du client, s’occuper de la prise des rendez-vous, de la gestion du courrier électronique, etc.

Selon les compétences linguistiques et en fonction de sa maîtrise de l’outil informatique, la secrétaire personnelle peut aussi faire de la traduction, de la saisie de dictées, des documents papier et des matrices, de la rédaction des correspondances, production des documents, etc. Tout doit être fait de manière à répondre aux attentes du client.

En outre, la secrétaire personnelle peut aussi assurer des tâches personnelles pour le client. L’assistante peut se charger de la gestion de l’agenda personnel de son supérieur hiérarchique, faire des réservations de vols ou de restaurants, etc. La secrétaire peut très bien trouver un fleuriste pour son client et faire livrer des fleurs chez lui, ou alors inscrire celui-ci à une salle de gym, réserver une table de restaurant ou prendre rendez-vous avec une maquilleuse.

Les qualités d’une bonne secrétaire personnelle          

L’assistante personnelle est une personne sur laquelle on peut compter. En plus de son professionnalisme et de son efficacité, cette employée doit être discrète et ne révéler aucune information d’ordre professionnel ou privé. En outre, lorsque celle-ci travaille en interne, elle doit pouvoir disposer d’un bon matériel de travail.

Pour faire simple, la secrétaire personnelle doit être :

• Qualifiée : une bonne formation et une expérience professionnelle sont nécessaires pour assurer un tel poste.
• Digne de confiance : des dossiers sensibles peuvent être confiés à l’assistance personnelle. La discrétion doit donc être le maître mot de l’assistante car il en va de la notoriété du client et de la structure pour laquelle il travaille.
• Dotée du matériel adapté : la gestion de l’assistance personnelle d’un professionnel ne saurait se faire sans l’utilisation du matériel et des logiciels de bureau. L’assistante doit donc avoir en sa possession un téléphone, une caméra vidéo, un ordinateur portable, de la connexion internet, ainsi que divers logiciels de bureau.

Lors du choix de votre secrétaire personnelle, vous devez donc vous assurer que cette dernière sera capable de vous offrir ces garanties. Ceci dit, il existe des structures qui mettent à la disposition des professionnels des secrétaires particulières qualifiées. L’avantage avec de tels établissements est que l’entreprise dispose d’un équipement adapté pour la prise en charge d’un tel service. Avec le call center Tunisie par exemple, les secrétaires ont accès à du matériel de travail sophistiqué. Elles évoluent également dans un cadre serein et adapté à leur épanouissement.